بهترین راهکارهای مدیریت وظایف ، کارها و برنامه ریزی کار روزانه

کمبودی در آموزش های بهره‌وری حرفه‌ای و ابزارهای مدیریت وظایف و مدیریت تیم آنلاین وجود ندارد، اما مهم‌ترین عامل یافتن سیستمی است که برای شما به طور مؤثر کار کند، سیستمی که مدیریت وظایف را آسان‌تر می‌کند و منجر به تعهدی قوی‌ تر و پیشرفت سریع ‌تر و در عین حال سازنده‌ تر کارها می‌ شود

چگونه وظایف را به طور مؤثر مدیریت کنیم؟

می خواهید مدیریت وظایف مؤثر و کارآمدی داشته باشید؟ خبر خوب این است که راهکارهای فراوانی وجود دارد که می‌توانید به خودتان کمک کنید در طول روز کارهای بیشتری و البته به صورت بهینه و ایده آل انجام دهید. چالش های مدیریت وظایف را می توان با یک دوز سالم از پیش اندیشی و آماده سازی قبلی پشت سر گذاشت.

پروژه های بزرگ را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید

یکی از ساده‌ترین و مهم‌ترین کارهایی که می‌توان قبل از انجام یک پروژه بزرگ انجام داد، تقسیم آن به بخش‌های کوچک‌تر است. ممکن است به نظر غیرمنتظره باشد که وظایف بیشتر» به خود بدهید، اما این در واقع تنها راه برای تجسم یک پروژه بزرگ است که می‌تواند طاقت‌فرسا و استرس‌زا باشد. تشخیص تفاوت بین پروژه ها و ایجاد برنامه های عملی در قالب وظایفی کوچکتر برای دستیابی به موفقیت در یک پروژه ضروری است. وظایف کوچکتر با معیارهای تکمیل واضح می تواند باعث شود که یک پروژه کمتر دلهره آور به نظر برسد و انگیزه را تقویت کند.

فهرست کارهای اولویت دار ایجاد کنید

ایجاد یک سیستم مدیریت وظایف بر مبنای اولویت مزایای بیشتری را به همراه دارد، یعنی دید واضح ‌تری از حیاتی‌ ترین وظایف ایجاد می کند و همچنین احساس آرامش از دانستن اینکه به درستی و روی مهمترین وظایف تمرکز شده است فراهم می کند.

وظایف خود را در یک مکان نگه دارید

هنگامی که در مورد روشی مؤثر برای ثبت وظایف و مسئولیت‌ ها تصمیم گرفتید، مطمئن شوید که همه آن‌ها را در یک مکان واحد مانند یک نرم افزار مدیریت وظایف ایده آل نگه می‌دارید، در غیر این صورت هیچ فایده واقعی برای ایجاد فهرست وظایف وجود ندارد. یک مکان به معنای یک نقطه تمرکز است، بنابراین مدیریت وظایف و برنامه ریزی روزانه بسیار آسان تر خواهد بود.

محدودیت های زمانی و ضرب الاجل تعیین کنید

وقتی نوبت به تعیین ضرب الاجل می رسد، مطمئن شوید که زمان کافی برای تطبیق شیوه های کاری صحیح اختصاص دهید. مهلت سر رسیدی که شما را مم به کار بی پایان و پر استرس می کند، بیش از حد بلندپروازانه یا حتی خطرناک است. هرگز زمان های استراحت را فدای حجم کاری غیرواقعی نکنید، زیرا ممکن است شروع به از دست دادن علاقه نسبت به کار و اهداف خود کنید.

با کارهای کوچک شروع کنید

هنگامی که لیست وظایف خود را ایجاد کردید، یک نرم افزار مدیریت وظایف را برای تجمیع وظایف خود انتخاب کردید و ضرب الاجل های واقع بینانه را تعیین کردید (با نسبت کار به استراحت مناسب)، سعی کنید که از وظایف کوچک تر شروع کنید. بسیاری از مردم احساس می کنند که شروع با یک کار کوچک یک پیروزی سریع و آسان است. اغلب اوقات شروع یک پروژه سخت ترین بخش است، بنابراین شروع با وظایف کوچکتر و ادامه دادن به سمت بالا باعث می شود که احساس موفقیت کنید و اعتماد به نفس شما را تقویت می کند.

هر بار روی یک کار تمرکز کنید

هر بار فقط روی یک وظیفه تمرکز کنید. همانطور که از دانشمند باستانی پوبلیوس سیروس نقل شده است، "انجام دو کار در آن واحد، انجام هیچ کدام است"، توصیه ای دو هزار ساله که هنوز هم صادق است. مغز ما وقتی روی یک کار متمرکز می‌شود بهترین عملکرد را دارد. روی کار در حال انجام تمرکز کنید، از حواس پرتی دوری کنید. به یاد داشته باشید قبل از شروع یک کار با انرژی و هوشیاری بیشتر، حتی برای یک لحظه استراحت کنید تا از نظر ذهنی شارژ شوید.

تعداد کارها را در روز محدود کنید

فهرست طولانی از وظایف ناتمام در هر صورت می تواند طاقت فرسا باشد، اما تلاش بیش از حد خود احتمالاً باعث می شود که احساس بدتری داشته باشید، نه بهتر. برنامه ریزی روزانه ای ماهرانه است که به موجب آن بتوانید مقدار مناسبی از کار را به روز اختصاص دهید.

وقتی کاری را به پایان می رسانید به خودتان پاداش بدهید

وقتی مرحله ای را تکمیل می کنید، خواه زیرمجموعه ای از وظایف باشد یا بخشی از یک پروژه بزرگتر، قطعا راهی برای پاداش دادن به خود پیدا کنید. پاداش حتی می تواند سفارش یک نوشیدنی مجلل، یا حتی قدم زدنی کوتاه در پارک برای ریل باشد. حتی تیک زدن چک لیست یک وظیفه در لیست وظایف می تواند به عنوان یک پاداش در نظر گرفته شود، که به شما امکان می دهد پیشرفتی را که پروژه داشته اید را ثبت و تأیید کنید. تیک زدن یک چک لیست به عنوان یک کار انجام شده به شما احساس موفقیت بیشتری می‌دهد، و به‌شدت اعتیادآور است، و احتمال اینکه وظایف خود را یکی پس از دیگری با موفقیت انجام دهید را افزایش می دهد!

پیشرفت خود را مرور و در مورد آن فکر کنید

یکی از عناصر بهره وری بهتر که اغلب نادیده گرفته می شود، زمان صرف شده برای خود تحلیلی و کارسنجی روزانه است. کارهایی را که به پایان رسانده اید بنویسید و به تکنیک ها و شرایط بهینه کاری خود فکر کنید. همانطور که بررسی کردن به شما احساس موفقیت می دهد، کارسنجی آخر روز به شما امکان می‌دهد نقاط قوت و ضعف را مشاهده کنید و فعالانه برای توسعه مداوم شیوه‌های بهره‌وری خود گام بردارید. گاهی اوقات وظایفی خواهید داشت که نمی توانید فوراً آنها را انجام دهید، یا حتی کارهایی که به ظاهر غیر قابل انجام هستند. آن را دور نیندازید، همچنان می توانید از آن استفاده کنید! وظایفی از این قبیل را در فهرستی جداگانه نگه دارید تا در زمانی برای انجام آنها آماده تر هستید، آن فهرست را مرور کنید. فعال شدن بیشتر در زمینه خود تحلیلی می تواند به عزت نفس و اعتماد به نفس بهتر و در نتیجه مدریت وظایف کارآمد منجر شود.

مدیریت وظایف مستم ثبات است

علاوه بر هر کدام از این نکات مدیریت وظایف که در بالا ذکر شد، یک عامل مهم دیگر ثبات است. این واقعیت که شما دوست دارید زمان را بهتر مدیریت کنید، عالی است، اما متأسفانه کافی نیست. تنها راه آزموده شده و واقعی، تکرار مداوم اقدامات مؤثری است که به‌عنوان عادات بهره‌وری طبیعی می‌شوند.

دانستن اینکه دقیقاً چگونه یک روز کاری را سازماندهی کنید، یا چگونه مدیریت وظایف خود را به صورت مؤثر و کارآمد انجام دهید، می تواند بسیار مشکل باشد. با این حال، هر تلاشی برای رسیدن به این هدف یا سیستمی که مدیریت وظایف شما را بهینه می کند، اقدام درخشانی است.